Con las técnicas correctas de gestión del tiempo, puedes tomar el control de tu tiempo, haciendo que tu trabajo sea eficiente, productivo y relativamente libre de estrés.

Los siguientes consejos de administración del tiempo te ayudarán a optimizar tu tiempo en la oficina para que puedas tener una vida más balanceada.

Establece metas

El establecimiento de objetivos es crucial para cualquier estrategia de gestión del tiempo.

Para asegurarse de que está participando en actividades que apoyan sus objetivos empresariales, tanto a corto como a largo plazo, necesita definir esos objetivos en términos claros y alcanzables.

Después de todo, si su objetivo es simplemente “hacer crecer su negocio”, puede que se sienta abrumado y no sepa por dónde empezar.

Para contrarrestar esta parálisis, muchas empresas descubren que la metodología de los objetivos SMART les ayuda a mantenerse en la tarea y en el camino.

Las metas SMART, que significan “Inteligente, medible, alcanzable, relevante y con plazos determinados”, proporcionan tareas claras, paso a paso, para ayudarle a llegar a donde necesita ir.

Por ejemplo, un objetivo SMART podría ser: “Aumentar el tráfico de mi sitio web de 1.000 a 5.000 visitantes únicos mensuales en los próximos seis meses”.

Cuando se descompone, podemos ver que esto es, de hecho, un objetivo SMART:

Específico: La meta establece exactamente lo que se necesita alcanzar.
Medible: El objetivo puede ser medido con una herramienta específica, en este caso, Google Analytics.
Alcanzable: En lugar de desear vagamente aumentar los visitantes – o establecer un objetivo demasiado alto para alcanzarlo – este objetivo establece un número específico que está dentro del ámbito de lo posible pero que sigue siendo ambicioso.
Relevante: En lugar de medir algo como las sesiones del sitio o los visitantes totales del sitio, el objetivo es alcanzar nuevos clientes potenciales – siempre crucial cuando se hace crecer un pequeño negocio.

Con un plazo determinado: Hay una fecha límite fijada al final de seis meses para alcanzar este objetivo.

Una vez que haya establecido sus objetivos SMART, puede trabajar hacia atrás para determinar los pasos individuales que necesitará para alcanzar sus objetivos.

Todo lo demás es una potencial pérdida de tiempo. Su plan diario debe girar en torno a trabajar en tareas y actividades que se relacionen directamente con el crecimiento de su negocio y la generación de ingresos.

Prioriza sabiamente

Una vez que has establecido tus objetivos y determinado las tareas individuales que necesitas completar para alcanzarlos, es hora de priorizar. Por supuesto, quieres asegurarte de que estás haciendo las cosas, pero deben ser las cosas correctas.

Importante y urgente: Si una tarea entra en esta categoría, sabes que debe hacerse de inmediato.

Concentra tu energía en completar tus tareas más importantes y urgentes antes de pasar a otras menos urgentes.

Importante pero no urgente: Estas son tareas que pueden parecer importantes, pero al examinarlas más de cerca, pueden posponerse a una fecha posterior si es necesario.

Si bien es probable que estos elementos sean integrales para que su empresa funcione sin problemas -quizás necesite actualizar su sitio web o encontrar una solución de nómina más eficiente-, no son algo que se pueda hacer o morir.

Urgente pero no importante: Las tareas que hacen más “ruido”, pero cuando se realizan, tienen poco o ningún valor duradero.

En esta categoría, puede encontrar una llamada de ventas de un vendedor potencial que busca trabajar con usted, o tal vez un compañero de trabajo pasa por su escritorio inesperadamente para pedirle un favor. Delegue estas tareas si es posible.

No es urgente ni importante: Cosas de baja prioridad que ofrecen la ilusión de estar ocupados. Hazlo más tarde.

Escriba sus tres o cuatro tareas “importantes y urgentes” que deben ser abordadas hoy.

A medida que completen cada una, márquenlas de su lista.

Esto les dará una sensación de logro y puede motivarlos a avanzar en la lista, para que también puedan abordar los artículos menos esenciales de manera oportuna.

Sólo di que no

Tú eres el jefe. Si tienes que rechazar una petición para concentrarte en lo verdaderamente importante y urgente, no dudes en hacerlo.

Lo mismo ocurre con cualquier proyecto o actividad que hayas determinado que no va a ninguna parte. Prepárese para reducir sus pérdidas y pasar a tareas más productivas.

Al decidir si hacer algo, si sientes algo menos que “¡Vaya! ¡Eso sería increíble! Absolutamente! ¡Claro que sí!” – entonces diga “no”.

Pero, ¿cómo se determina qué es lo que no se puede hacer? El consejo de Derek Sivers en este frente es poderoso:

Aprende de la experiencia para evitar perder el tiempo más adelante. Y recuerden, por cada “sí” que se da en la construcción de una gran carrera o negocio, hay un ejército de “no”.

Planea con anticipación

Una de las peores cosas que puedes hacer es saltar al día de trabajo sin tener una idea clara de lo que hay que hacer.

Aunque puede parecer una pérdida de tiempo tomarse de cinco a diez minutos para pensar en el futuro en lugar de ir directamente al grano, se sorprenderá de lo mucho más eficiente que puede ser dedicando un poco de tiempo a la planificación del resto del día.