La comunicación efectiva va más allá de usar tus palabras.

Abarca varios otros aspectos como las señales no verbales, la inteligencia emocional y la escucha activa.

¿Qué significa esto en el mundo remoto?

Ya sea que estés a la caza de un trabajo remoto o ya estés trabajando en un equipo distribuido, aquí hay algunos consejos prácticos para perfeccionar y perfeccionar.

Escribe y comparte los manuales de usuario con tu equipo

Un manual de usuario es una guía escrita que ayuda a los demás (por ejemplo, a tus colegas) a conocerte mejor: cuándo eres más productivo, qué te motiva, por qué te irritas y cómo contactar contigo cuando necesitan algo con urgencia.

Si esto parece demasiado personal para el trabajo, ese es el punto.

La mayoría de los empleados pasan más tiempo con sus colegas que con sus amigos y familias.

A pesar de esto, muchos de nosotros tenemos que deducir cosas sobre nuestros colegas, desde las preferencias de comunicación hasta lo que realmente quieren decir cuando dicen “Está bien” al dirigir una solicitud.

Los equipos remotos no pueden permitirse el lujo de adivinar cómo piensan, sienten y trabajan sus colegas.

Cuando no hay posibilidad de leer el lenguaje corporal y otras claves sociales a través del espacio personal compartido, los líderes deben fomentar la comunicación proactiva dentro de sus equipos.

Los manuales de usuario logran eso ofreciendo una visión de los valores personales, estilos de trabajo y preferencias de cada empleado.

Los manuales de usuario son más efectivos cuando todos los miembros del equipo escriben los suyos propios y los comparten en una unidad de almacenamiento donde son fácilmente accesibles.

Una vez que hayas recogido los manuales de todos, usa el software de conferencias web para realizar reuniones específicas del equipo en las que todos compartan sus manuales.

Adopta la comunicación asíncrona

La mayor parte de la comunicación del equipo remoto se realiza por escrito, ya sea por correo electrónico o software de colaboración.

¿Cuál es el problema?

La comunicación escrita tiene la reputación de ser difícil de descifrar.

La falta de señales sociales en persona en los equipos remotos puede llevar a la ansiedad, la falta de compromiso y la falta de innovación.

Para prevenir esto en su propio equipo, por defecto se practica la comunicación asincrónica – enviar mensajes sin esperar respuestas instantáneas.

Esta es la forma más realista de llegar a los equipos remotos que trabajan a través de múltiples zonas horarias.

Asíncrono no es sinónimo de infrecuente; es lo contrario.

Como líder de un equipo remoto, apunta a sobrecomunicarse. Si sus expectativas no son explícitas, no puede esperar que su equipo las cumpla.

Cuando necesites una respuesta instantánea, indíquelo incluyendo algún tipo de “[URGENTE]” en la línea de asunto de un correo electrónico o utilizando la función “@mention” en el software de gestión de proyectos de su equipo.

Crea y comparte con todo tu equipo un documento de proceso que explique las acciones que deben realizar si necesitan hacer una solicitud urgente, y almacena este documento en el mismo espacio donde se encuentran los manuales de usuario de tu equipo.

Reserva las respuestas instantáneas para las solicitudes con fecha límite.

Si tu comunicación asincrónica es clara, concisa y explica el “Por qué” detrás de cada solicitud, entonces no deberías necesitar usarlas con frecuencia.

Priorizar las videollamadas

La falta de señales sociales en persona en los equipos remotos sigue apareciendo por una razón.

No ser capaz de ver la cara o el lenguaje corporal de alguien impide la comunicación.

Es por eso que su primera opción para las reuniones, los chequeos semanales, las reuniones diarias, etc. deberían ser las video llamadas.

Esto es especialmente cierto para las inevitables conversaciones difíciles.

Siempre que necesites reunirte para hablar de los objetivos perdidos, de un plan de mejora del rendimiento o de temas similares, programa una videollamada.

En tales casos, la comunicación escrita no es suficiente para tratar el tema en cuestión.

Deberías llevar a cabo todas las reuniones virtuales de la forma en que las harías en persona:

Entrega tu mensaje principal primero, y luego bosqueja claramente los próximos pasos para tu equipo.

Si tiene que dar noticias duras, trabaja de antemano en la elaboración de tu mensaje de forma positiva.

Siempre termina la reunión con tiempo para preguntas, y hazle saber a la gente dónde pueden hacer el seguimiento uno a uno si es necesario.

tu objetivo al usar el video es crear tantas interacciones cara a cara como sea posible.

Cuando se combina con una comunicación escrita clara, creará seguridad psicológica para su equipo (lo cual es crucial para la retención de los empleados).