Nos guste o no, responder a los correos electrónicos consume mucho de nuestro tiempo en el trabajo.

Y en medio de la pandemia de coronavirus, cuando millones de trabajadores trabajan desde casa y se comunican por correo electrónico, probablemente esté ocupando más tiempo del habitual.

Debido al gran volumen de mensajes que leemos y escribimos, podemos ser más propensos a cometer errores embarazosos, y esos errores pueden tener graves consecuencias.

Usa una dirección de correo electrónico profesional.

Si trabajas para una empresa, debes usar la dirección de correo electrónico de la empresa.

Pero si usas una cuenta de correo electrónico personal, ya sea que trabajes por cuenta propia o que te guste usarla ocasionalmente para correspondencia relacionada con el trabajo, debes tener cuidado al elegir esa dirección.

Siempre debes tener una dirección de correo electrónico que transmita tu nombre para que el destinatario sepa exactamente quién envía el correo electrónico.

Nunca uses direcciones de correo electrónico (tal vez de tus días de escuela) que no sean apropiadas para usar en el lugar de trabajo, como “babygirl@…” o “beerlover@…” – no importa cuánto te guste una cerveza fría.

Piénsalo dos veces antes de pulsar “responder a todo”

Nadie quiere leer los correos electrónicos de 20 personas que no tienen nada que ver con ellos.

Ignorar los correos electrónicos puede ser difícil, ya que muchos trabajadores reciben notificaciones de nuevos mensajes en sus teléfonos inteligentes o mensajes emergentes que distraen en las pantallas de sus computadoras.

Absténgase de pulsar “responder a todos” a menos que realmente piense que todos los de la lista necesitan recibir el correo electrónico, dijo Pachter.

Incluye una firma

Proporciona a tu lector alguna información sobre ti.

Generalmente, esto indicaría tu nombre completo, título, el nombre de la compañía y tu información de contacto, incluyendo un número de teléfono.

También puedes añadir un poco de publicidad para ti, pero no te pases con ningún refrán o arte.”

Usa la misma fuente, tamaño de letra y color que el resto del correo electrónico, dijo.

Usa los signos de exclamación con moderación.

Si eliges usar un signo de exclamación, usa sólo uno para transmitir la emoción.

La gente a veces se deja llevar y pone una serie de signos de exclamación al final de sus frases.

El resultado puede parecer demasiado emocional o inmaduro.

Los signos de exclamación deben usarse con moderación al escribir.

Debes saber que la gente de diferentes culturas habla y escribe de manera diferente.

La falta de comunicación puede ocurrir fácilmente debido a las diferencias culturales, especialmente en la forma de escritura cuando no podemos ver el lenguaje corporal de los demás.

Adapta tu mensaje al origen cultural del receptor o a lo bien que lo conoces.

Una buena regla a tener en cuenta, es que las culturas de alto contexto (japonesas, árabes o chinas) quieren conocerte antes de hacer negocios contigo.

Por lo tanto, puede ser común que los socios comerciales de estos países sean más personales en sus escritos.

Por otro lado, la gente de culturas de bajo contexto (alemana, americana o escandinava) prefiere ir al grano muy rápidamente.